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L’e-government ha cambiato il volto della PA. Non si tratta più solo di digitalizzare la carta, ma di governare documenti nati digitali: Dalle scrivanie virtuali all’albo pretorio, dal protocollo informatico all’amministrazione trasparente. Siti web, piattaforme online, banche dati, identità digitali, app servono ad offrire servizi pubblici in modo più efficiente, efficace, trasparente e accessibile a cittadini ed imprese. Tra le sfide quella di far coesistere la trasparenza amministrativa e la pubblicità legale dell’albo pretorio on line con il rispetto della normativa sulla privacy.

Oggi, gestire un Albo Pretorio online o la sezione dei siti web delle pubbliche amministrazione dedicata all’”Amministrazione Trasparente” richiede competenze ibride: occorre avere skills su diritto amministrativo, archivistica informatica, cybersecurity e poter contare sulla consulenza continua del DPO Data Protection Officer

Il pilastro della digitalizzazione documentale è rappresentato dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale e dalle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico nella sua versione del 2020.
Queste ultime chiariscono un concetto fondamentale: la pubblicazione non è un evento isolato “a valle”, ma un processo che deve essere istruito fin dalla produzione del documento.
Fondamentale il “Manuale di Gestione Documentale” che diventa così lo strumento operativo principe. Non è solo un allegato tecnico, ma il “manuale d’istruzioni” per i dipendenti pubblici addetti alle pubblicazioni: definisce i metadati obbligatori, i flussi di approvazione e le modalità di firma, garantendo che l’atto sia pronto per la pubblicazione senza rischi di alterazione o violazioni della privacy.

Dove si sbaglia?

Nonostante il consolidamento del CAD, persiste in molti enti la pratica di stampare documenti nativi digitali, firmarli in modo autografo, scansionarli e pubblicarli come semplici immagini, spesso in formati PDF non testuali. E’ il cosiddetto “falso digitale”: un file che esteticamente appare come un documento, ma che tecnicamente è solo una fotografia di un pezzo di carta.
I documenti scansionati come immagine non sono leggibili dagli screen reader utilizzati dalle persone con disabilità visive, violando la Legge Stanca (L. 4/2004) e i requisiti di accessibilità delle PA e non permettono la funzione “cerca”, non consentono il copia-incolla e impediscono l’indicizzazione dei contenuti, annullando di fatto il concetto di Open Data e trasparenza effettiva, causando quindi una brusca interruzione dell’efficacia della trasformazione digitale.

Perché questa prassi produce rischi concreti?

Intanto il CAD (art. 12 e art. 15) stabilisce che il mancato rispetto delle Linee Guida AgID (art 17 e 18-bis) è rilevante ai fini della misurazione della performance e può comportare responsabilità disciplinare per i dirigenti responsabili ed inoltre l’Agenzia per l’Italia Digitale ha poteri sanzionatori nei confronti delle PA che non rispettano gli obblighi di accessibilità.
Le sanzioni possono essere pecuniarie e prevedono l’obbligo di pubblicazione della violazione sul sito dell’ente ovviamente causando un danno di immagine per l’ente. Senza contare che si potrebbe configurare anche un danno erariale per spreco di risorse pubbliche: producendo un documento digitale, stampando e scansionandolo, si da vita ad un processo inefficiente che comporta un inutile dispendio di tempo-lavoro e risorse (toner, carta, energia).

A farne le spese non è solo il cittadino, specialmente se con disabilità, che subisce l’esclusione: Un albo pretorio fatto di immagini è un muro invalicabile per chi usa tecnologie assistive, trasformando la “pubblicità legale” in un segreto di fatto, ma anche l’ente stesso.
Una PA che pubblica immagini appare arretrata e poco trasparente.

Inoltre, l’impossibilità di ricercare velocemente i propri atti all’interno dei flussi documentali rallenta l’azione amministrativa interna.

È il responsabile del procedimento o della pubblicazione a dover rispondere personalmente della mancata conformità degli atti agli standard normativi se l’atto in questione, in caso di contenzioso viene segnalato al Difensore Civico Digitale.
La gestione corretta prevede dunque che il documento venga generato dal software di scrittura, convertito direttamente in PDF/A (formato standard per la conservazione) e firmato digitalmente (CAdES o PAdES). Solo così il testo rimane “vivo”, ricercabile e accessibile, garantendo che la trasparenza non sia solo un’etichetta, ma una realtà tecnologica.

Differenze tra Albo Pretorio e Amministrazione trasparente

Chi si occupa della pubblicazione all’albo e nella sezione amministrazione trasparente sa bene che le finalità delle diverse forme di pubblicità sono diverse.
L’albo pretorio online assolve alla funzione di pubblicità-notizia, dichiarativa o, in certi casi, costitutiva o normativa come è il caso dei regolamenti. È il luogo della validità giuridica e dell’efficacia dell’atto.
La sezione Amministrazione Trasparente, regolata dal D.Lgs. 33/2013, mira invece al controllo generalizzato da parte del cittadino sull’uso delle risorse pubbliche, favorendo i dati aperti e l’integrità della PA.
Mentre l’Albo ha una durata temporale definita che va solitamente solitamente da 15 giorni a 30, 45 giorni, la sezione AT ha tempi di permanenza molto più lunghi, spesso 5 anni, il che impone un’attenta analisi per la persistenza dei dati personali sul web.

I nuovi sistemi di gestione documentale e protocollazione permettono flussi automatizzati di collegamento direttamente alla gestione documentale all’Albo, questo non esime il dipendente ad eludere il controllo.

Il rischio principale è infatti la sovraesposizione di dati non pertinenti e responsabile della pubblicazione e responsabile del procedimento devono operare sinergicamente secondo il Principio di Minimizzazione (Art. 5 GDPR) e le Linee Guida del Garante Privacy n. 243/2014.

Prima di pubblicare, la PA deve valutare se i dati personali contenuti siano strettamente necessari: L’uso degli omissis, l’anonimizzazione negli atti, è fondamentale.
Per esempio in una determina di sussidio economico, il nome del beneficiario in condizioni di disagio non va pubblicato per preservarne la dignità, utilizzando codici identificativi o riferimenti al protocollo.
Ed in questo può venire in aiuto anche l’intelligenza artificiale che non esime il responsabile della pubblicazione al controllo finale.

Un aiuto per l’Ente può venire dal DPO il Data Protection Officer che non “controlla” ogni atto, ma supporta l’ente nella redazione di regolamenti interni che definiscano quali atti vanno pubblicati integralmente e quali con omissis.
Il Garante è intervenuto più volte, diversi sono i provvedimenti sanzionatori contro comuni che hanno pubblicato dati sanitari o graduatorie con dettagli eccedenti. La responsabilità è amministrativa e, in caso di violazione del GDPR, pecuniaria.
Già le Linee Guida AgID 2016 sulla conservazione dei siti web avevano stabilito che gli atti pubblicati all’albo devono restare integri e reperibili nel registro di pubblicazione anche dopo la scadenza del termine, ma spostati in archivi non indicizzati dai motori di ricerca per rispettare il diritto all’oblio e il principio della limitazione della conservazione.

La trasparenza è dunque un valore democratico, ma solo se esercitata nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali dei cittadini.